← Back to Home
Writing Templates
Email Structure
Every email follows this format:
Geachte heer/mevrouw,
[Body - 2-4 sentences]
Met vriendelijke groet,
[Your name]
Template 1: Appointment Request
Use when: Making a new appointment (doctor, gemeente, school, etc.)
Geachte heer/mevrouw,
Ik wil graag een afspraak maken voor [reason].
Ik ben beschikbaar op [dag] om [tijd].
Kunt u mij laten weten of dit mogelijk is?
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Fill-in options:
[reason]
| a check-up | een controle |
| registration | inschrijving |
| a conversation | een gesprek |
| my passport | mijn paspoort |
| my child | mijn kind |
[dag] / [tijd]
| Monday | maandag |
| Tuesday | dinsdag |
| morning | 's ochtends |
| afternoon | 's middags |
| 9 o'clock | 9 uur |
Template 2: Cancellation / Reschedule
Use when: You cannot attend an existing appointment
Geachte heer/mevrouw,
Ik heb een afspraak op [datum] om [tijd].
Helaas kan ik niet komen omdat [reason].
Kan ik een nieuwe afspraak maken?
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Fill-in options for [reason]:
| English | Dutch |
|---|
| I am sick | ik ziek ben |
| I have to work | ik moet werken |
| I have another appointment | ik een andere afspraak heb |
| my child is sick | mijn kind ziek is |
| I am on vacation | ik op vakantie ben |
Template 3: Complaint / Problem
Use when: Something is wrong (product, service, delivery)
Geachte heer/mevrouw,
Ik schrijf u omdat er een probleem is met [item].
[Describe problem in 1 sentence].
Kunt u mij helpen?
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Fill-in options:
[item]
| my order | mijn bestelling |
| the delivery | de levering |
| the product | het product |
| my invoice | mijn factuur |
| the service | de service |
Problem descriptions
- Het is kapot. (It is broken.)
- Ik heb het verkeerde product ontvangen. (I received the wrong product.)
- Het werkt niet. (It doesn't work.)
- Ik wacht al twee weken. (I have been waiting for two weeks.)
- Er ontbreekt iets. (Something is missing.)
Template 4: Information Request
Use when: You need information about something
Geachte heer/mevrouw,
Ik heb een vraag over [topic].
Kunt u mij meer informatie geven over [specific question]?
Ik hoor graag van u.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Fill-in options for [topic]:
| English | Dutch |
|---|
| the course | de cursus |
| the opening hours | de openingstijden |
| the costs | de kosten |
| registration | inschrijving |
| the exam | het examen |
Bonus Phrases
Drop these into any email to sound more natural:
| Dutch | English | When to use |
|---|
| Alvast bedankt voor uw hulp. |
Thanks in advance for your help. |
End of request |
| Ik hoor graag van u. |
I look forward to hearing from you. |
End of any email |
| U kunt mij bereiken op [nummer]. |
You can reach me at [number]. |
When giving contact info |
| Bij voorbaat dank. |
Thanks in advance. |
End of request |
| Zou u mij kunnen helpen? |
Could you help me? |
Polite request |
| Ik wil u ook laten weten dat... |
I also want to let you know that... |
Adding information |
Common Scenarios
Sick and can't come to work/school
Geachte heer/mevrouw,
Ik ben vandaag ziek en kan niet komen.
Ik hoop morgen weer beter te zijn.
Ik laat u weten wanneer ik terugkom.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Asking about a package
Geachte heer/mevrouw,
Ik heb op [datum] een bestelling geplaatst.
Ik heb het pakket nog niet ontvangen.
Kunt u mij vertellen waar mijn bestelling is?
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Thanking someone
Geachte heer/mevrouw,
Bedankt voor uw snelle reactie.
Ik heb de informatie ontvangen.
Als ik nog vragen heb, neem ik contact op.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Writing Exam Tips
- Stay simple - Don't try to be fancy. Simple = fewer mistakes.
- Use the template - Don't improvise. Stick to the structure.
- Check verb position - Main verb second, "omdat" sends verb to end.
- Time yourself - Aim for under 15 minutes per email.
- Proofread - Check: heb/heeft, is/zijn, de/het.